excel 如何运用数据透视表搜索数据差异完成技巧

数据透视表绝对是Excel的一大利器，用好它可以让你分分钟完成复杂的工作。本例就是利用数据透视表查找两组复杂数据间最细微的差异，堪称“明察秋毫的鹰眼”，可供财务对账、统计查找差异参考。

例：某公司9月30日和10月15日累计收到衬衫订单如下图（原始数据成千上万行）：

图1 原始数据

两个时点的数据结构都是一样的，均有3个项目和2项数据，现在要求按同样的数据结构列出前后的差异以供后续工作的开展。

在保证所有项目数据的格式对应相同的前提下，操作步骤如下：

1、单击“0930”工作表名，按住Ctrl后水平向右移动，即可复制一张表，改名为“差异”，置于最末：

图2 复制工作表

2、将“差异表”中的“数量”改为“0930数量”、“金额”改为“0930金额”。

3、拖选第2张表“1015”中的A～E列，并复制，粘到差异表I列（与第1组数据空数据项数+1=3列），并将“数量”改为“1015数量”、“金额”改为“10150金额”：

图3 数据准备1

4、在第2组数据值项前（L列前）插入与数据项数相等（此处为2）的空列，这一步极为关键，目的在于经数据透视表汇总时不会与第1组数据混在一起，但相同项的数据会合计为一行：

图4 数据准备2

5、将第2组数据中除标题外的所有数据剪切（单击数据的最左上角单元格，使用Ctrl+Shift+光标向下，再向右、向右选择完全部数据）拼接至第1组数据下一行，不要有空行，并将第2组数据中的数据项标题拼在第1组数据后边，使两组数据形成一个整体，但各数据项都是分开列的。再清除原来第2组数据的项目标题。为有效展示，下图隐藏了若干中间行：

图5 数据准备3

6、选中合并后的数据区中的任意一单元格，在本表的J1（或第1行的任意空白单元格）插入数据透视表：

图6 插入数据透视表

7、将所有项目名拖动进透视表的“行”框、将所有数据项拖进透视表的“Σ值”框中：

图7 添加透视表字段

8、点击“Σ值”框中的每一个项目，点“值字段设置”，将汇总方式由“计数项”改为“求和项”：

图8 透视汇总方式调整

9、单击透视表的任意一单元格，在新境的“数据透视表工具”菜单的“分析”标签里点 “选项”命令：

图9 调整透视设置1

在弹出的界面里点“显示”标签项，勾选“经典数据透视表布局（启用网络格中的字段拖放）”并确定：

图10 调整透视设置2

10、再点“数据透视表工具”菜单中的“设计”-“报表布局”-“重复所有项目标签”：

图11 调整透视设置3

完成后的效果见图12。

11、逐一右击所有项目的任意单元格，去掉“分类汇总…”前的勾：

图12 调整透视设置4

完成后的数据透视表效果图：

图13 调整透视设置后的效果

12、选择所有透视表列，复制全部数据并原位置选择性粘贴数值，按Ctrl+H将“求和项：”替换为空，最后删除透视表的数据源、删除透视的最后一行“总计”：

图14 整理后的数据

13、在标题末续两列，标题名为“数量差”和“金额差”，在数量差下首个单元格写入公式：用1015数量减0924数量，即在H3中写入：=F3-D3，并回车；再选中H3，鼠标右移至右下角直至鼠标变为细黑十字向右拖动复制到金额差中；最后连选H3:I3，同样鼠标右移至右下角直至鼠标变为细黑十字后双击，即自动完成向下填充公式。有多项数据的，以此类推：

图15 计算差异

14、选择所有标题，加上自动筛选，筛选数量差和金额差均为“0”的行并选择筛选出的所有行号（点第1个筛选出的行，然后按Ctrl+Shift+光标向下键可一次选完）右键删除：

图16 删除无差异行

15、最后取消自动筛选，差异结果就呈现在了你的眼前：

图17 差异结果

本方法看似步骤繁多，实际操作起来几分钟就完成了，而且差异项级别随心所欲一次实现，很有“万军从中取‘差异首级’如探囊取物”般容易的感觉。